Kısaltması Verbis olan veri sorumluları sicil sistemi hem kamu hem de özeldeki tüm işletmeler için zorunludur. Günlük hayatımızda işlemler yaparken kimlik, kredi katı bilgileri fotoğraf, adres, konum ve IP adresi bilgisi gibi birçok kişisel verimizi bırakıyoruz. Bunların kötü niyetli kişilerin eline geçmesini engellemek için işletmelerin Verbis sistemine kayıt yatırması gerekiyor.
Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kanunu uyarınca tüm işletmelerin kişisel verileri koruma kanununa uyması ve verileri paylaşmaması gerekiyor.
Özellikle kişisel verilerle ilgili hukuki işlemler birçok işletme için yepyeni hukuki zorunluluklar getirmiştir. Verbis sitemine verilen süre içerisinde kayıt yaptırmamanım da idari para cezası mevcuttur. Bu para cezası 20 bin ile 1 milyon TL arasında değişmektedir. Bu nedenle Verbis kaydının azami süre içinde yaptırmak önemlidir.
Kişisel verileri koruma kanunun, kişisel veri işleyen kişi ve firmalara özellikle de şirketlere Verbis kaydı sistemine kayıt olma zorunluluğu getirmiştir. Bu şekilde kişisel verilerin güvenliği arttırılmak istenmektedir. Ayrıca Verbis sistemi kamuya açıktır ve bu sayede yanlışlar varsa düzeltilir, hak kayıpları önlenir.
Verbis Sistemine Kayıt Olacak İşletmeler Hangileridir?
Verbis sistemine kayıt olacak kişiler 3 gruptur. Bunlar; Türkiye’de yerleşik hayat süren gerçek veya tüzel kişiler, Türkiye dışındaki gerçek veya tüzel kişiler, Türk olan kamu kurum ve kuruluşları. Verbis kaydı çok aşamaları işletmelerden oluşur. Öyle ki kayıt yapmak için bir gün önceden bazı bilgileri hazır etmeniz gereklidir.
Verbis kaydından bazı kişiler ve işletmeler istisna tutulmuştur. Bunlar; noterler, siyasi partiler, avukat ve arabulucular, gümrük müşavirleri, mali müşavirler, sendika, vakıf ve derneklerdir Ayrıca yıllık olarak çalışan sayısı 50’nin altından olan ve yıllık mali bilançosu da 25 milyon TL’nin altında olan işletmeler de Verbis sitemine kayıt olmaktan istisna tutulmuştur.
Verbis Sistemine Kayıttan İstisna Tutulan İşletmeler
Verbis sistemine kayıt yapması gereken işletmelerin en temel ve genel özelliği şöyledir: Şirketin yıllık olarak çalışan sayısı 50’den büyük ise ve mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla ise, ana faaliyet konusu da özle kişisel verileri işletmek ise Verbis kaydının yapılması zorunludur.
Kural olarak kişisel veri sorumlularının ‘Verbis’ sistemine kayıt olması gereklidir. Verbis sitemi Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı’na bağlıdır. Yönetmelikte tanımlanmış olan istisna işletmeler dışında tüm gerçek ve tüzel kişilerin Verbis sistemine kayıt yaptırması zorunludur.
Verbis sitemine kayıt yaptırma süresi 31.03.2020 tarihine kadar uzatılmıştır. Verbis sistemine kayıt olurken istenen bilgiler ise şöyledir: kişisel verilerin hangi amaçla işlendiği, kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler, kişisel verilerin işlendiği azami süre, veri sorumlusu ve varsa kimlik ve adres bilgileri, kişisel verilerin aktarılacağı alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarılan kişisel veriler, veri konusunun kişi gruplar ve veri kategorileri hakkındaki açıklamalardır.
